Diligencia debida en el sector público con mayor control, transparencia y trazabilidad
Digitalice la evaluación de contratistas y colaboradores, centralice evidencias y refuerce la integridad en la toma de decisiones administrativas.
La falta de un proceso estructurado de diligencia debida incrementa el riesgo jurídico y reputacional
En la Administración Pública, la diligencia debida es fundamental para prevenir riesgos de corrupción, tráfico de influencias o colusión en la contratación. Cuando la revisión de licitadores, proveedores o colaboradores se gestiona mediante expedientes físicos, correos electrónicos o tablas aisladas, se generan lagunas de información y dificultades para acreditar la debida diligencia ante órganos de control. NormaPro ayuda a digitalizar este proceso, asegurando que cada evaluación esté documentada, sea homogénea y deje una huella digital clara dentro del sistema de compliance público.
Integre la diligencia debida en su modelo de Compliance Público y fortalezca la transparencia
La solución de Diligencia debida de NormaPro permite estructurar, documentar y supervisar la evaluación de terceros dentro del marco del Compliance Penal administrativo. Centraliza expedientes, automatiza la recopilación de evidencias y facilita que cada decisión administrativa quede respaldada por un registro organizado, accesible y auditable.
Funcionalidades diseñadas para una gestión pública más ágil, transparente y controlada
NormaPro combina gestión documental, formularios electrónicos, flujos de aprobación y trazabilidad total para convertir la diligencia debida en un proceso operativo y medible. Así, el Responsable de Compliance, los servicios jurídicos y las unidades de contratación pueden trabajar sobre criterios comunes, reducir la carga administrativa y disponer de evidencias sólidas ante auditorías externas o requerimientos de órganos fiscalizadores.
- Expedientes digitales de terceros para centralizar la información de contratistas, consultores, entidades colaboradoras y agentes externos.
- Cuestionarios y formularios personalizables para detectar riesgos penales, vínculos políticos, conflictos de interés y cumplimiento normativo.
- Flujos de revisión y validación para coordinar la intervención de Compliance, asesoría jurídica y mesa de contratación antes de formalizar acuerdos.
- Gestión documental con control de versiones para conservar declaraciones responsables, certificados de no prohibición de contratar y otros documentos clave.
- Alertas y recordatorios para la actualización periódica de expedientes, renovación de garantías o revisión de señales de riesgo detectadas.
- Cuadro de mando e informes para monitorizar el estado de las evaluaciones, niveles de riesgo por contrato y acciones preventivas abiertas.
Casos de uso de la diligencia debida en la Administración Pública
Esta solución se aplica en escenarios críticos donde la entidad pública debe evaluar la idoneidad de un tercero para evitar riesgos penales o administrativos. Permite disponer de un proceso homogéneo, con criterios definidos y evidencias documentadas que protegen tanto a la institución como al funcionario responsable.
- Un proceso de licitación requiere evaluar a un proveedor estratégico; en lugar de gestionar correos dispersos, NormaPro centraliza el expediente, activa el cuestionario de debida diligencia y coordina la validación interna; el resultado es una adjudicación más transparente y con trazabilidad total.
- La entidad necesita detectar posibles conflictos de interés antes de contratar una consultoría externa; NormaPro recopila la información, asigna la revisión al responsable de Compliance y registra las conclusiones; el resultado es un proceso alineado con los principios de objetividad e imparcialidad.
- Ante una inspección de un órgano de control externo, no se localizan las evidencias de las revisiones de terceros; NormaPro organiza toda la documentación y genera informes de seguimiento instantáneos; el resultado es una respuesta ágil y una acreditación sólida de la debida diligencia realizada.
Transforme la diligencia debida en un pilar de transparencia y eficiencia administrativa
La solución de Diligencia debida de NormaPro ayuda a integrar la evaluación de terceros en una operativa digital y conectada con el sistema de Compliance Penal. Esto permite trabajar con criterios unificados, conservar evidencias robustas y mejorar la capacidad de respuesta ante auditorías o revisiones de órganos de control.
- Mayor trazabilidad y seguridad jurídica en la evaluación de contratistas, proveedores y colaboradores externos.
- Reducción de la carga burocrática al sustituir procesos manuales y dispersos por expedientes digitales centralizados.
- Evidencias documentales organizadas y disponibles para auditorías internas, intervenciones o requerimientos judiciales.
- Coordinación optimizada entre el área de Compliance, los servicios jurídicos y las unidades de contratación.
- Ahorro de tiempo mediante la automatización de formularios, flujos de revisión y alertas de actualización de documentación.
- Toma de decisiones más informada y objetiva gracias a la monitorización de riesgos y el historial de revisiones.
Descubra cómo digitalizar la evaluación de terceros, reducir la carga administrativa y disponer de expedientes trazables. Una demo le permitirá ver cómo NormaPro ayuda a organizar la información y mejorar el control operativo en su entidad.
Una experiencia positiva y son un equipo profesional y eficiente. De su plataforma digital NormaPro destaco su arquitectura y seguimiento que posibilita conseguir un alto nivel de cumplimiento
Antonia Gómez Roldán
Directora de Gestión de Sistemas y Compliance Officer
EMACSA
No te quedes con dudas
¿Qué valor aporta NormaPro frente a la gestión tradicional de expedientes en la Administración Pública?
NormaPro sustituye la fragmentación de la información por un entorno digital centralizado. A diferencia de las hojas de cálculo o carpetas físicas, permite reducir errores, eliminar duplicidades y garantizar que cada revisión deje una huella digital auditable, facilitando la labor del Responsable de Compliance y los auditores.
¿Se adapta la solución a la normativa específica de contratación pública y compliance administrativo?
Sí. NormaPro es flexible y permite configurar cuestionarios, flujos de aprobación y niveles de riesgo según la normativa vigente y los manuales de procedimiento internos de cada entidad pública, integrándose en los circuitos de contratación y homologación ya existentes.
¿A qué tipo de terceros se puede aplicar esta diligencia debida en el sector público?
Se puede aplicar a cualquier tercero con el que la Administración mantenga una relación relevante: contratistas, proveedores de servicios, consultores, entidades que reciban subvenciones o colaboradores externos. El objetivo es mitigar riesgos penales y asegurar la integridad de la gestión pública.
Analicemos su proceso de diligencia debida
Cada entidad pública tiene riesgos y circuitos de aprobación específicos. Nuestro equipo puede ayudarle a analizar su situación actual y valorar cómo adaptar NormaPro a sus procesos de contratación, homologación y gestión de riesgos.
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