Centralice la documentación compartida con clientes y proveedores sin riesgos de versiones obsoletas ni silos de información
Optimice el intercambio de normativas, contratos y manuales operativos para lograr una relación con sus stakeholders más transparente, ágil y bajo control.
La dispersión documental en el sector financiero incrementa el riesgo operativo y ralentiza la gestión externa
En el entorno financiero, gestionar la documentación compartida con clientes, proveedores y colaboradores a través de correos electrónicos o carpetas fragmentadas genera ineficiencias críticas. La dificultad para localizar la última versión de un contrato, una política de cumplimiento o un manual de procesos provoca retrasos en la operativa y posibles errores de interpretación. Con NormaPro, las entidades financieras pueden centralizar este ecosistema documental, segmentando los accesos por perfiles y mejorando la trazabilidad en un entorno digital seguro y eficiente.
Transforme la documentación compartida en un activo estratégico para su relación con clientes y proveedores
La solución de acceso a documentación compartida de NormaPro permite centralizar en un único punto digital todos los manuales, políticas de cumplimiento, contratos marco y formularios necesarios para la operativa con terceros. Facilita una gestión documental fluida, con accesos restringidos por perfiles, control riguroso de versiones y una reducción drástica de la dependencia de envíos manuales.
Funcionalidades clave para la gestión documental externa en el sector financiero
Estas herramientas permiten organizar la información compartida alineándola con las exigencias de cumplimiento y agilidad del sector financiero. Al combinar la centralización con permisos granulares y control de versiones, la solución ayuda a mitigar riesgos, reducir tareas repetitivas y profesionalizar la experiencia de interacción con clientes y colaboradores.
- Repositorio centralizado y seguro para documentación compartida con stakeholders externos.
- Acceso segmentado por perfiles (clientes, proveedores, auditores o colaboradores).
- Control de versiones estricto para evitar el uso de documentación financiera desactualizada.
- Publicación estructurada de políticas de cumplimiento, manuales de usuario y formularios regulatorios.
- Búsqueda avanzada de documentos para agilizar la resolución de consultas y trámites.
- Trazabilidad completa de las actualizaciones y disponibilidad de la información en tiempo real.
Aplicaciones prácticas de la solución en la operativa financiera
En el día a día, esta solución simplifica la distribución de información crítica que debe ser consultada recurrentemente por agentes externos. Es especialmente valiosa en entidades con redes amplias de colaboradores o procesos de onboarding de clientes complejos, donde el orden y la trazabilidad documental son fundamentales para la eficiencia y el cumplimiento.
- La entidad enviaba manuales de procesos y normativas a sus colaboradores vía email + se centraliza toda la documentación en NormaPro con accesos restringidos + los colaboradores consultan la versión vigente en tiempo real, eliminando errores operativos.
- El equipo de gestión de proveedores dedicaba horas a reenviar formularios de cumplimiento y contratos + se publica la documentación habitual en un entorno compartido y estructurado + se agiliza la contratación de proveedores y disminuye la carga administrativa.
- Existían discrepancias sobre qué versión de la política de riesgos estaba en vigor para los clientes + se activa el control documental y la actualización centralizada + mejora la transparencia y se garantiza que todas las partes trabajen con la misma información.
Mayor seguridad operativa, agilidad en la gestión y control documental
Implementar un entorno digital para la documentación compartida en el sector financiero aporta beneficios tangibles en la mitigación de riesgos y la eficiencia. No solo organiza los archivos, sino que profesionaliza la interacción con terceros, reduce el volumen de consultas repetitivas y asegura que la información crítica fluya sin errores. El resultado es una operativa más robusta y una relación más fluida con clientes y proveedores.
- Reducción del tiempo dedicado a localizar y reenviar documentación a terceros.
- Mitigación de riesgos operativos derivados del uso de versiones obsoletas de contratos o normativas.
- Mayor trazabilidad en la gestión y disponibilidad de archivos compartidos con stakeholders.
- Disminución de errores en el llenado de formularios y aplicación de procesos externos.
- Optimización de los procesos de onboarding de clientes y alta de proveedores.
- Acceso estructurado y profesional a manuales, políticas y protocolos de actuación.
Si su equipo pierde tiempo gestionando versiones de documentos o respondiendo consultas repetitivas de clientes y proveedores, NormaPro puede simplificar su operativa. Gane agilidad, reduzca riesgos y mejore el control documental de su entidad.
Una experiencia positiva y son un equipo profesional y eficiente. De su plataforma digital NormaPro destaco su arquitectura y seguimiento que posibilita conseguir un alto nivel de cumplimiento
Antonia Gómez Roldán
Directora de Gestión de Sistemas y Compliance Officer
EMACSA
No te quedes con dudas
¿Cómo ayuda el acceso a documentación compartida a mejorar la relación con los clientes financieros?
Permite que el cliente acceda de forma autónoma y rápida a la documentación que necesita (guías, formularios, políticas de transparencia), eliminando la espera de una respuesta por correo. Esto proyecta una imagen de modernidad, transparencia y eficiencia, reduciendo la fricción en la experiencia del cliente.
¿Qué ventajas ofrece frente al uso de nubes genéricas o carpetas compartidas?
La diferencia radica en el control y la trazabilidad. Mientras que las carpetas genéricas pueden volverse caóticas y difíciles de auditar, NormaPro permite estructurar la información por perfiles, controlar estrictamente las versiones y monitorizar la disponibilidad, algo crítico en un sector donde el cumplimiento normativo es prioritario.
¿Es compatible esta solución con procesos de cumplimiento (Compliance) ya establecidos?
Sí, de hecho, los potencia. Esta solución no cambia sus procesos de cumplimiento, sino que digitaliza la forma en que se distribuye y consulta la documentación asociada a ellos. Ayuda a que las políticas de compliance sean accesibles y trazables, facilitando la labor de auditoría y asegurando que los colaboradores externos sigan los protocolos vigentes.
Hablemos de cómo adaptar esta solución a la normativa de su entidad
Entendemos que cada entidad financiera tiene flujos de trabajo y exigencias regulatorias propias. Por ello, en NormaPro aplicamos un enfoque consultivo para integrar esta solución de forma práctica y segura dentro de su operativa actual.
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